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像专家一样计划商务旅行的基本原则

确保您有清晰的旅行政策设置
明确的旅行政策是有效旅行管理的重要(且具有成本效益)方式。明确的出差政策应概述所有员工关于职责和出差的明确规定的准则;旅行安排和旅行费用。

在为您的公司编制差旅政策时,要考虑许多因素。

尽管成本效益是一项重要的要求,但至关重要的是,您不能轻视旅行服务的安全性和质量,也不能妥协妥协旅行员工的旅行需求。提供各种选择,使员工可以选择最适合他们的选择。通过让员工在决策过程中表达自己的想法和意见,您甚至可以进一步避免不必要的妥协。

如果发生紧急情况,请始终确保您始终拥有员工的最新联系方式。

关于支出的责任-个人,商务,休闲等-必须始终清楚,准确地列出。

掌握旅行技术
毫无疑问,在线预订应用的兴起为旅行计划带来了革命性的变化。此类工具的可用性增加所带来的麻烦是,选择用于商务旅行计划的工具。

一个不错的选择是拥有一个“个性化”的在线预订工具,该工具可以根据您企业的特定旅行政策和需求进行定制。尽管拥有自己的旅行技术有其优点-例如能够通过内置的审批流程提高效率并随时管理您的旅行-但应注意一些缺点。定制在线预订工具的初始设计和组装以及持续管理可能会非常艰巨。另一个缺点是,所有必要的研究将由您负责。这就产生了一个问题,即便利是否值得付出必要的努力和成本。

一个很好的选择是利用旅行管理公司(TMC)。与TMC合作意味着获得经验丰富的旅行管理资产,该资产是专门的旅行经理。差旅经理可以根据您独特的业务需求帮助您做出最佳的差旅决定。进一步的好处包括在许多其他细节方面的帮助,例如VISA应用程序;安排地面运输;安排外汇并处理旅行紧急情况。

明智的选择是将两者结合使用。 TMC的优势很明显,而且它们通常具有供公司使用的在线预订工具。通过这种方式,您可以充分利用-自己管理旅行预订的便利性和控制力,以及通过更复杂和/或更耗时的流程提供的个人支持和帮助。

确保行进人员的安全
尽管商务旅行是大多数企业必不可少的一部分,但并非没有风险。公司有责任照顾员工。这意味着它有法律(和道义)义务,尽可能避免在商务旅行中伤害员工的风险。您(旅行计划者)有责任确保所有适当的安全计划和措施均已到位。这意味着要分配足够的旅行保险,其中包括医疗保险,行李遗失,航班取消,自然灾害和恐怖主义以及两者之间的一切。

在出差之前,必须告知员工目的地的相关风险,并且需要在发生紧急旅行情况时告知员工应采取的措施。

始终了解贵公司无例外地将员工运往何处至关重要。您可以使用多种应用程序和在线工具来帮助您跟踪旅行者并与他们保持联系。